|
A megyei önkormányzatok és a megyei jogú városok speciális feladatköre, a pályázati források megszerzésének szükségessége a kötött közhivatali iratkezelési mód mellett a projektszemléletű dokumentumkezelés megvalósítását is szükségessé teszi. A Hajdú-Bihar Megyei Önkormányzat ennek megfelelően nem pusztán egy tanúsított iratkezelési rendszer bevezetését tűzte ki célul, hanem a megyei önkormányzat feladataihoz és ügymenetéhez leginkább illeszkedő megoldást kívánta megtalálni.
Az új dokumentumkezelő alkalmazás bevezetésekor a Hajdú-Bihar Megyei Önkormányzatnál számos elvárás megfogalmazódott, és ennek tükrében folytatta le a piacon található tanúsított szoftverek felmérését, megismerését, majd döntött a NetRegister mellett. A CNW Zrt. NetRegister rendszere nem csupán iratkezelésre, hanem például számlajóváhagyásra, projektnyilvántartásra, beszerzés- és szerződésnyilvántartásra is használható, ugyanakkor rendkívül rugalmas a funkcionalitás és a kezelői felület testreszabhatóságának tekintetében.
Iratkezelés, ügyintézés, személyügyi nyilvántartás, projektkönyv - egyetlen alkalmazásban
 A hivatal is jól ki tudta használni ezt a sokoldalúságot, mert az iratkezelési és ügyintézési feladatokon túlmenően a NetRegisterben került kialakításra a személyügyi nyilvántartás - ahol a kollégák szerződéseit, juttatását, oktatásokat tárolják, természetesen a megfelelő hozzáférésekkel levédve -, illetve a már említett projektek dokumentumainak nyilvántartására szolgáló projektkönyv. Ezen alkalmazások fejlesztés nélkül, csupán testreszabás és paraméterezés használatával készültek, és az általános iktatókönyvvel együttműködve közös felületet biztosítsanak az iratok gyors eléréséhez és projekthez kapcsolásához.
Az új rendszerre való átállást és betanulást megkönnyítette, hogy a NetRegister felhasználói felületét úgy lehetett paraméterezni, hogy minél jobban hasonlítson a régi rendszerre. Viszont a kezelőfelület kb. 95%-os egyezősége mellett az új alkalmazás funkcionalitása többszörösen meghaladja az előző iktatórendszerét.
Kedvező változások
A legfontosabb célokon - a projekt adminisztráció teljes körű támogatása, illetve a jogszabályi megfelelőség biztosítása - túlmenően a hivatal azt kívánta elérni, hogy az elektronikus ügykezelés alkalmazása a hivatal lehető legtöbb feladatára kiterjedően működjön, például közös elektronikus naptár és elektronikus eszközfoglalás használatára, időpont egyeztetésre legyen lehetőség. Az iratkezelő rendszer használatát a hivatal kiterjesztette mind a 72 munkatársra, így az ügyintézésre, a jóváhagyásokra, aláírásokra fordított idők jelentősen csökkentek, csakúgy mint a papír- és nyomtatási költségek. Javult az adminisztráció áttekinthetősége, a dokumentumok, ügyek pedig teljes életútjukon nyomon követhetők.
A felhasználók oktatása kiterjedt a hivatal összes munkatársára. A leghosszabb képzésben az ügykezelők részesültek, az ügyintézők és a vezetők más-más, saját munkakörüknek megfelelő képzésen vettek részt. 2008. első nyolc hónapjában 15000 db irat került be a NetRegisterbe, és a bevezetés során 100000 archív irat migrálására került sor, így az elmúlt években elektronikusan nyilvántartott iratok adatai a NetRegisterben elérhetőek, visszakereshetőek maradtak.
Tervek: faxszervertől az e-ügyintézésig
A NetRegister használata gyorsan beépült a Hajdú-Bihar Megyei Önkormányzat iratkezelési folyamataiba, és már számos bővítést tervbe vettek. A későbbiekben a számlák szkennelésével és elektronikus tárolásával a hivatalnak lehetősége nyílik az elektronikus számlajóváhagyás bevezetésére, amely jelentősen felgyorsítja a jóváhagyás folyamatát, és megkönnyíti a fizetési határidők betartását. A hivatalnál a jövőben tervezik a pénzügyi rendszer (Saldo) és a számlajóváhagyás összekapcsolását, az ügyintézési folyamatok teljes automatizálását a NetRegister NetFlow munkafolyamatkezelő moduljának alkalmazásával és elektronikus faxszerver bevezetésével.
A NetRegister az igények és lehetőségek függvényében a későbbiekben további e-ügyintézést segítő szoftverekkel bővíthető, például karakerfelismerő szoftverrel, mely a szkennelt iratok könnyebb kezelhetőségét teszi lehetővé, vagy a vonalkód olvasás-felismerés támogatásával, illetve elektronikus aláírás infrastruktúra kiépítésével. |