|
A vállalatoknál felhalmozódott adatvagyon, információ, a humán tudás feltérképezése, megfelelő kezelése, egymással történő megosztása, a szervezeten belüli együttműködés erősítése, valamint a fenti tényezőkben rejlő lehetőségek felismerése és kihasználása minden szervezetnél egyre fontosabbá válik. Jelenleg mind a vállalkozásoknál, mind az állami intézményeknél egyre inkább előtérbe kerül a működésoptimalizálás, költségcsökkentés, hatékonyságnövelés, amely a változó környezetben létfontosságú szempont a vállat agilitásának megtartása érdekében.
A következő években a dokumentum alapú kommunikációról fokozatosan áttevődik a hangsúly a tartalom és tudás alapú kommunikációra. Ahogy az egyszerűbb iktatórendszerek helyét néhány éve átvették a komplex dokumentummenedzsment alkalmazások (DMS), napjainkban úgy kerülnek előtérbe a vállalati tartalommenedzsment (ECM) rendszerek, illetve legújabban a Web 2.0 filozófián alapuló tudásközpontú megoldások.
Cikksorozatunkban tehát arra adunk választ, hogy a dokumentum-, tartalom-, és tudásmenedzsment segítségével hogyan lehet a vállalatban rejlő lehetőségeket összegezni és hatékonyan kihasználni.
A dokumentum- és tartalomkezelés rendkívül összetett terület, ezért a különböző alkalmazásokkal elérhető előnyök mértéke is különböző. Első lépésként a szervezetnek mérlegelni kell, hogy milyen eredményeket vár a bevezetéstől, és azzal is tisztában kell lenni, hogy a szervezeti kultúra és felkészültség milyen új alkalmazás befogadását teszi lehetővé. Akad olyan szervezet, ahol egy elektronikus iratkezelő bevezetése is hosszas - esetleg komoly ellenállásba ütköző – folyamat, de számos vállalat már a Web 2.0-es alkalmazások iránt érdeklődik.
A tapasztalatok alapján elmondható, hogy a kis- és középvállalati szektorban és a közszférában működő szervezetek zöme a mai napig elsősorban egy széles körű funkcionalitással rendelkező - esetleg munkafolyamat-menedzsmenttel integrált – dokumentumkezelő alkalmazást keres, mint amilyen például a CNW NetRegister rendszere. De egy kisebb kör, amely a nagyvállalati, banki szektorból, és nagytömegű iratmennyiséggel dolgozó szervezetekből áll, már vállalati tartalomkezelő, azaz ECM megoldásokat igényel. Ezekre az elvárásokra cégünk egy robusztus, komplex, IBM FileNet alapokon nyugvó nagyvállalati tartalom- és folyamatkezelő megoldást fejlesztett.
A szervezeti tartalmak jó része azonban informális, vagy egyetlen ember birtokolja, így a tudás sokszor láthatatlan (tactic) marad. Hogy az egyéni információk a vállalati tudás részévé váljanak, esetleg új összefüggésben vizsgálva az üzleti folyamatok hatékonyságát növeljék, érdemes a szervezet egyedi igényeinek megfelelően fejlesztett Web 2.0-es alkalmazásokat igénybe venni.
Mindenki nyerhet vele
Egy elektronikus tartalom- vagy dokumentummenedzsment rendszer használatával számos területen megtakarítást érhetünk el, hiszen ezek bevezetése együtt jár a folyamatok átvilágításával és az átláthatóság növelésével, ami a posta, papír, festék, telefon, energia, utazás, élőmunka, stb. költségeinek csökkentését eredményezi. A jelenlegi bizonytalan helyzetben kiemelkedően fontos az ügyfelek bizalmának megtartása, melyet a back-office és front-office működési hatékonyságának fokozásával, az ügyféligények pontosabb kiszolgálásával érhetünk el. A túléléshez, fejlődéshez szükséges innovációt közös gondolkodással, információ-megosztással és a csoporttudás növelésével fokozhatjuk, tehát az ECM, DMS és Web 2.0-es alkalmazások bevezetése mind a racionalizálásban, mind a fejlődésben segítséget nyújt.
Sokszor a kiválasztás szempontjainak meghatározása sem egyszerű feladat, hiszen más-más szempontot tarthat fontosnak egy vállalatvezető, egy pénzügyi igazgató, egy ügyintéző, vagy épp az informatikai osztály.
Lássunk néhány példát, hogy az egyes munkatársak mit nyerhetnek egy elektronikus dokumentum- vagy tartalomkezelő alkalmazással:
Vezetők: munkatársak, szervezeti erőforrások terhelésének átláthatósága, egyéni teljesítmények értékelhetősége, belső folyamatok optimalizálása, követhetőség, áttekinthető statisztikák, hatékony döntéstámogatás
Pénzügy: beszerzések, számlajóváhagyási folyamatok támogatása, naprakész szerződés-nyilvántartás megvalósítása
Ügyintézők: üzleti és adminisztrációs folyamatok felgyorsítása, hibalehetőségek és manuális munka csökkenése, naprakész ügyfélnyilvántartás
Értékesítés: hatékonyabb, pontosabb, könnyebb ügyfélkapcsolat-kezelés
Az eltérő igények ellenére a munkatársak véleménye egyetlen egy dologban biztosan meg fog egyezni: olyan megoldást szeretnének, amelyik az igényeiket legjobban kiszolgálja, munkájukat leginkább támogatja. Az elégedett felhasználókhoz vezető kulcsszó tehát a rugalmasság. Ezért érdemes olyan megoldást választani, amely mind funkcionalitás, mind felhasználói felület tekintetében – lehetőség szerint egyedi fejlesztés nélkül – a legteljesebb mértékben a szervezet igényeire szabható.
Együttműködő-képesség: a szükséges jó
Az együttműködő-képesség, vagy más néven interoperabilitás azt jelenti, hogy a szoftverrendszerek között meghatározott, szabályozott feltételek szerinti átjárhatóság van, így képesek egymással történő kommunikációra és információcserére. A tartalommenedzsment rendszerek egyik – sokak által – üdvözölt tulajdonsága éppen az interopratbilitás. Gondoljunk csak bele, hogy mennyivel csökkenthető az adminisztráció, ha a több rendszerben is használatos adatokat elegendő csak egy DMS vagy ECM alkalmazásban rögzíteni, és néhány kattintással számos, akár több alkalmazás adatait összefogó statisztika is kinyerhető belőle!
A szigetszerűen funkcionáló, az együttműködést minimális szinten biztosító rendszerek kora lejárt: elképzelhetetlen úgy bevezetni egy szoftvert, hogy az nem nyújt ki- és bemenő adatkapcsolatot. A piacvezető DMS rendszerek, mint a NetRegister is, szinte bármilyen alkalmazással, pl: más - már meglévő - iratkezelő rendszerek, intézményspecifikus szakmai rendszerek, vállalatirányítási rendszerek, web portálok, CRM rendszerek stb. képesek információcserére, szinkronizációra, migrációra, ütköztetésre.
A következő részben a dokumentum- és tartalommenedzsment rendszerek funkcióit és az általuk nyújtott eredményeket összegezzük a kkv-k, a közszféra és a nagyvállalatok szemszögéből. |