|
A hatékonyabb információmenedzsmenthez a folyamatosan növekvő mennyiségű, strukturált és strukturálatlan tartalom rendszerezésén, kezelésén, egyetlen példányban történő tárolásán és megőrzésén, valamint a rejtett vállalati tudás feltárásán és gyors, egyszerű elérésének biztosításán át vezet az út. Dióhéjban az információk, alkalmazások, üzleti folyamatok és az emberek összekapcsolásán keresztül – fogalmazott Fekete István, a CNW vezérigazgatója.
 A cég az említett feladatok megoldásához vállalati tartalommenedzsment – Enterprise Content Management (ECM) – rendszer bevezetését javasolja, valamint a Web 2.0-s szemlélet és eszközök meghonosítását a vállalati kultúrában. Az ECM a tartalmak, valamint a hozzájuk kapcsolódó folyamatok kezelését biztosító átfogó stratégiák és informatikai megoldások összessége, amely a teljes életciklusukon át megteremti a digitális javak kezelését, keletkezésüktől egészen azok megsemmisítéséig. Segít rendszerezni, kereshetővé, elérhetővé tenni a szervezetnél számtalan formában és helyen felhalmozott tudást, tapasztalatot, információt. Ez az információ formáját tekintve megkötések nélkül lehet elektronikus dokumentum, papíralapú irat, e-mail, fax, multimédiás tartalom, űrlap, SMS, chat- üzenet vagy blogbejegyzés.
Computerworld: Konkrétan milyen előnyökre számíthat egy ECM-megoldást bevezető vállalat?
Fekete István: A különböző alkalmazásokban létrejött tartalmak egy helyen tárolhatók, archiválhatók, a mentési vagy épp selejtezési szabályzatot elegendő egyszer létrehozni, majd ezt minden tartalomra alkalmazni.
Megfelelő kategorizálás, osztályozás, címkézés esetén a szervezet minden információjára kiterjedő, egységes keresési rendszer alakítható ki. Az információk közötti összefüggések is feltárhatók, megszűnik a dokumentumok többszöri előállítása, növekszik a meglevő tudás és tartalom újrafelhasználási aránya. A strukturálatlan információkban rejlő tudástöbblet csak ezen a módon vonható be az információgazdálkodásba.
Egy jól működő ECM-koncepció megalkotásakor a hangsúly nem az alkalmazott eszközökön, hanem inkább az üzleti folyamatokon és célkitűzéseken van. Az ECM-koncepció kidolgozásánál ezzel együtt fontos szem előtt tartani, hogy lehetőség szerint egységes platformot használjunk, mivel ez nagyban megkönnyíti az egyes folyamatok és üzleti alkalmazások integrációját.
A Web 2.0-s alkalmazások vállalati környezetbe átültetésével pedig az addig rejtett tudásanyag is felszínre hozható és a vállalati információmenedzsmentbe építhető, a munkatársak közötti együttműködés erősíthető, a tartalom és tudás valós időben megosztható. Használhatunk például céges blogot és wikit a projektmenedzsment támogatására, belső közösségi portált a szakértők és tudásuk felkutatására és a kommunikáció erősítésére, szakmai linkgyűjteményt a releváns források elérésére.
CW: Milyen szempontok szerint választható ki az igényeket lefedő ECM-megoldás, és a gyorsabb megtérülés érdekében milyen módszert célszerű alkalmazni a bevezetésekor?
F.I.: Üzletileg kritikus és komplex alkalmazások kiválasztása előtt elengedhetetlen, hogy a bevezető vállalat tisztában legyen saját igényeivel, problémáival, elvárásaival és lehetőségeivel. E nélkül egy komplex ECM-, de még egy DMS-rendszer bevezetése is könnyen kudarcba fulladhat.
A megfelelő megoldás kiválasztását nehezítheti, hogy a tartalom-, dokumentum-, irat- és folyamatkezelő rendszerek között a határok elmosódtak, ezért először ne alkalma-zást keressünk, hanem határozzuk meg az üzleti igényt és célt, majd a számításba jöhető technológiákat, és végül válasszunk megoldást.
Akár egy széles funkcionalitású DMS-rendszer, akár ECM-megoldás kiválasztásánál érdemes figyelembe venni néhány általános trendet: elengedhetetlen a kényelmes, használatra ösztönző, testre szabható webes felhasználói felület, a szinte korlátlan integrálhatóság és az egyszerű, költséghatékony adminisztráció. Emellett a gazdasági érdekek a tartalom- és dokumentummenedzsment alkalmazások összköltségeinek csökkentését, rövid bevezetési és integrációs időszakot diktálnak. Ezután következhet a vállalat egyéni szempontjainak meghatározása, ami már projektenként más és más.
A dokumentum-, tartalom- és/vagy iratkezelő rendszereket azért is célszerű webes felhasználói felületre helyezni, mert így az alkalmazottak könnyen és egyszerűen elérhetik azt, különösebb adminisztrációs segítség nélkül. Ez segíti a rendszer elfogadását is a dolgozók között, hiszen az általuk kedvelt böngészőn, a megszokott módon érhetnek el vagy oszthatnak meg a többiekkel új adatokat, információkat. Ráadásul a vállalati szabályok alkalmazása mellett ezek az üzletileg fontos információk bármikor és nagyon sokféle eszköz segítségével elérhetők. Az üzemeltetők számára is kedvező hír, hogy nincs szükség a klienseken telepítésre, frissítésre, a számítógépek bővítésére – ami, több száz felhasználó esetén jelentős anyagi és humánerőforrás-megtakarítást jelent.
 ECM-rendszer bevezetésénél – a rendelkezésre álló anyagi és humán erőforrások figyelembevételével – gondolkozzunk rendszerben és lépésekben, és minimum ötéves távlatban. Elsőként válasszuk ki az alapinfrastruktúrát képező ECM-szoftvert és kis lépésekben, 3–6 hónapos intervallumokban haladva vezessük be az alapalkalmazásokat (pl. dokumentumkezelést), majd a következő lépésben például automatizálhatjuk a tartalmak rögzítését (nyomtatványok, számlák digitális feldolgozása). Ezzel a módszerrel gyorsan láthatóvá válnak az előnyök, és az is, hogy hol kell beavatkozni, változtatni.
Komplex rendszereknél a sikeres és gyors bevezetés érdekében érdemes olyan megoldásszállítót választani, amely elfogadott, nemzetközi fejlesztési, bevezetési és projektmenedzsment módszertant (PRINCE2, MIKE2.0, RIA, ITIL stb.) alkalmaz.
CW: A CNW milyen megoldást kínál ezekre a problémákra?
F.I.: A tartalomkezeléshez az ideális megoldás egy teljes ECM-rendszer bevezetése lenne, a való-ságban azonban erre csak a vállalatok kisebb hányadának nyílik lehetősége. Ezért ügyfeleink jelentős része inkább az ECM-koncepcióba illeszkedő egy-egy részfeladat vagy alkalmazás bevezetését és meglévő rendszerbe integrálását igényli. Példaként említhetném a nyomtatványok nagy tömegű, automatizált digitalizálásának és feldolgozásának meg-valósítását, a folyamatvezérelt dokumentum- és pályázatkezelő rendszer, számla-jóváhagyási folyamat kialakítását, illetve a nagyvállalatnál egységes, cégszintű szerződés-nyilvántartás megvalósítását. A projektek során mindenhol központi szerepet kap az integráció – vállalatirányítási, workfow, illetve speciális szakmai rendszerekkel, portállal –, mivel az egyes alkalmazások legtöbb esetben különböző gyártók, különböző platformon működő megoldásai.
A nemzetközi téren vezető FileNet technológiára épülő megoldásainkkal minden nagyvállalati elvárásnak megfelelünk. Ezen a téren másfél évtized több mint félszáz nagyobb projekttapasztalatával rendelkezünk. Idén a piaci igényeket és több ezer felhasználónk tapasztalatait összegezve – uniós pályázati források felhasználásával – továbbfejlesztjük a CNW saját fejlesztésű NetRegister dokumentummenedzsment rendszerét is, amely hamarosan webes felülettel, kibővült funkcionalitással NetRegisterX néven válik az ECM-rendszerek részévé. |