Iratkezelés

Iratkezelés

Iratkezelési megoldásainkkal az intézmény az érkeztetési, szignálási, iktatási folyamat kialakítása során - a rá vonatkozó jogszabályokkal összhangban - saját igényei szerint adhatja meg az érkeztetés/iktatás szabályait (pl.: kötelezően kitöltendő adatok, központi, osztott és vegyes iktatás, érkeztetés, több iktatókönyv használata, stb.), illetve az iktatószám formátumát. Az alkalmazás az elektronikus visszaigazolás folyamatát is támogatja, azaz már a dokumentum átvételének pillanatában – beállítás esetén – értesítő e-mailt küld a feladónak, melyben a dokumentum átvételének tényéről tájékoztatja.

A megfelelő iratkezelő rendszer felgyorsítja az érkeztetés, iktatás folyamatát, például a feladó, címzett adatainak rögzítése egyetlen gombnyomással megoldható, az iratok holléte könnyen nyomonkövethető, így természetesen a kereséssel töltött idő is csökkenthető. Az iratok gyors visszakereshetősége ugyan nincs jogszabályban lefektetve, de a dokumentumokkal dolgozó munkatársak szemében kiemelkedő fontossággal bír. Egy hagyományos iktatókönyvben akár órákig is eltart a kérdéses dokumentum előkeresése, pl. a NetRegisterben a keresett információ – a hozzá kapcsolódó előzményekkel együtt – másodpercek alatt rendelkezés áll.

Érkeztetés

• Bármilyen dokumentum- és fájltípus kezelése (levél, fax, e-mail, kép, táblázat, hanganyag, szkennelt dokumentum stb.)
• Központi nagy tömegű szkennelés támogatása
• Érkeztetés/Központi érkeztetés
• Feladó/címzett adatainak rögzítése címjegyzékek segítségével
• Küldemény adatainak rögzítése (ajánlott, tértivevényes, stb.)
• Automatikus érkeztetés, előfeldolgozás
• Elektronikus visszaigazolás küldése, mely a feladót tájékoztatja az érkeztetés megtörténtéről
• Téves érkeztetés kezelése
• Szignálás
• Átadókönyv-készítés

Iktatás

• Irattari tervet kezel (tételszám, megőrzési idő, megőrzési hely)
• Központi, osztott, vegyes iktatás
• Korlátlan számú iktatókönyv kezelése
• Sorszámos, főszámos-alszámos, főlajstromszámos iktatás
• Előadói ív, átiktatás, sztornózás
• Funkcionális és hozzáférési jogosultságok kezelése
• Dokumentumok verziókezelése
• Tetszőleges mennyiségű metaadat rögzíthető
• Betekintési funkció
• Ügyintézőkre szignálás
• Több felelős és feladat rendelhető egy ügyhöz

Ügyintézés, postázás

A NetRegisterben az ügyintézés többféleképpen is megvalósítható. A rendszer beépített feladatkezelő funkciói kiválóan támogatják az elektronikus ügyintézést abban az esetben, amikor nem előre meghatározott (azaz ad-hoc), vagy meghatározott, de csak egy-két lépcsős folyamatok kezeléséről beszélünk; a szervezet előre definiálható és viszonylag bonyolultabb ügyintézési folyamatait pedig a NetFlow munkafolyamatkezelő modul használatával követhetjük nyomon.

Ad-hoc folyamatkezelés esetén általában csak néhány aktuális teendőt kezelünk az iraton, és ezen feladatok befejezésekor adjuk ki a következő teendőket. Ebben a megoldásban igen fontos, hogy mindenki - a saját teendőin túl - ismerje az ügyintézés folyamatait, de legalább a saját feladata után következő szereplőt és annak feladatát. A megoldás előnye a maximális rugalmasság, hiszen az elvégzendő feladatok tetszőleges sorrendben, tetszőleges szöveggel, határidővel és ügyintézővel adhatók meg. A NetFlow modulban az adott szervezethez előre beállított, rögzített, és viszonylag összetettebb munkafolyamatokat vezethetjük le. A munkafolyamatkezelő alkalmazás egyaránt alkalmas egyszerű jóváhagyási folyamatok és komplex ügyintézési folyamatok kötött folyamatmodell szerinti végrehajtására. A NetFlow végigvezeti az ügyintézőket az adott ügyintézési folyamat lépésein, segítségével az ügyintézés teljes végrehajtásának adminisztrálása és az egyes jóváhagyási fázisok folyamatosan nyomon követhetők, lekérdezhetők. A folyamatok a rendszernapló és ügyintézői napló által részletesen dokumentáltak.
Az elektronikus ügyintézés során a NetRegister a feladatokkal kapcsolatos mozzanatokról e-mailben értesítést, emlékeztetőt küld a megfelelő érintetteknek (ügyintéző, vezető, szignáló, stb.), figyeli a határidőket és az esetleges határidő-csúszásokat. Az egyes ügyintézők könnyen áttekinthetik a rájuk vonatkozó feladatokat, mivel a teendőt kapott munkatársak külön felületen tájékozódhatnak éppen aktuális, folyamatban lévő feladataikról. A vezető felelősökre, ügyintézőkre bontva látja, hogy egy adott feladat hol tart a folyamatban. Az ügyintézők munkáját pedig a rendszer olyan beépített lehetőségei könnyítik meg, mint például a körfa-xok, kör-e-mailek küldése és dokumentumsablonok használata. A rendszer nemcsak az ügyintézés, hanem az esetleges véleményezések, illetve jóváhagyások, kiadmányozások lépéseit is támogatja és követhetővé teszi.
Az elektronikus ügyintézés bevezetésével részletesen dokumentálttá válik a munkavégzés, a vezetők naprakészen látják, milyen a munkatársak terhelése, hol tartanak az ügyek, hol javítható a hatékonyság, a határidők pedig könnyebben betarthatók lesznek.

Ügyintézés, postázás

• Előadói ív
• Ügyintézés: feladatok, teendők kezelése, ellenőrzése, jóváhagyása
• Határidő-beállítás, -figyelés, figyelmeztetés küldése
• Határidőbe tétel (határidő-felfüggesztés)
• Elektronikus aláírás kezelése
• Teljes körű naplózás
• Dokumentumsablonok használata
• Helyettesítések
• Iratok kapcsolása, szerelése
• Ügyek, ügydarabok kezelése
• Mellékletek kezelése
• Átadókönyv-készítés
• Kiadmányozási folyamat támogatása
• Körfax, kör-e-mail, körlevél kezelése
• Boríték- és etikettnyomtatás
• Postai feladójegyzék készítése elektroniku-san (expediálás)
• Munkafolyamat-támogatás
• Jóváhagyási folyamatok kezelése

Irattározás, selejtezés, archiválás

A NetRegister támogatja a teljes irattározási folyamatot is: nyilvántartja a selejtezési, őrzési időt és az iratok fizikai helyét, valamint segítséget nyújt a selejtezési listák, levéltári jegyzékek elkészítéséhez.

Irattározás, selejtezés

• Irattári terv leképezése elektronikus formára
• Selejtezési, őrzési idők, őrzési hely meg-adása
• Selejtezési lista automatikus elkészítése
• Irattári jegyzék, levéltári jegyzék, selejtezési jegyzőkönyv készítése
• Irattárba adandó iratok automatikus listája
• Elektronikus archiválás