Számlajóváhagyási rendszer

A pénzügyi számlák hatékony és rendszerezett kezelése nélkülözhetetlen, hiszen az elveszett, későn kifizetett számlák okozta költségek minimalizálása minden szervezet számára fontos.

Igaz ez a kisméretű cégre, ahol minden késedelmi és egyéb kamatra kifizetett összeg jelentősen növelheti az instabilitást, és igaz ez a nagyméretű cégekre, melyek összetett és esetenként nem szabályozott szervezeti rendszere lehetetleníti el a hatékony pénzkezelést. Ezen problémákra ad megoldást a CNW Zrt. elektronikus számlajóváhagyó rendszere, mely gyors és rendszerezett munkafolyamat-kezelőjével átláthatóvá, nyomon követhetővé teszi a számlák útját.

A rendszer tulajdonságai:

• a számlajóváhagyó modul testreszabható fejlesztések nélkül, így nem az intézmény folyamatait kell a rendszerhez alakítani, hanem a rendszer alakítható a felhasználók kívánsága szerint;
• a már kialakított folyamat bármikor szabadon módosítható, követve ezzel a szervezeten belüli átszerveződéseket, változásokat;
• a meglévő beszállítói számla jóváhagyási folyamata integrálható a NetRegister dokumentumkezelő rendszerbe, így egy felületen, az adott dokumentumokhoz kapcsolva kezelhetők a számlák és a kifizetési folyamatok;
• megjegyzések, csatolmányok (bármilyen formátumú fájl) és egyedi kódok rögzítésének lehetősége az iktatott számlák mellé;
• a rendszer a leiktatott számlát az előre definiált folyamat alapján automatikusan küldi jóváhagyásra a következő címzettnek, nem szükséges hozzá a rögzítő személy kézi továbbítása;
• nyomon követhető a számla teljes életútja, hogy egy adott dokumentum kinél mikor volt és mit csinált vele a munkatárs;
• a rendszer előre definiált időközönként a rendszer automatikusan értesítést küld a nyitott teendőkről az ügyintézőnek vagy felelősöknek, illetve a teendő lejárta után nem csak a felelős, hanem a felelős vezetője is kap értesítést, így a ki nem fizetett számlák késedelmi kamatai által okozott károk minimálisra csökkenthetők;
• a vezetőknek és a felelősöknek egyaránt lehetőségük van a teendőik kontrollálására, priorizálásra (lejárt, folyamatban, lezárt, időpontokkal, nevekre lebontva) és a helyettesítés is beállítható (szabadságolás, betegség, vagy bármilyen egyéb esetben), hogy az adott folyamat a felelős távollétében is zökkenőmentesen haladjon;
• a berögzített metaadatok alapján különböző keresések valósíthatók meg (számla sorszáma, szállítókód, áruház, rendelésszám, stb...), de fizetési határidők rendelhetők a partnerekhez, mellyel priorizálható a számlák kifizetése;
• a rugalmas keresési lehetőségen alapulva egyedi statisztikák előállítására is lehetőség van (pl: X napja kiadott tételek, meg nem válaszolt tételek, áruházanként, szállítónként, lejárt, függőben lévő számlák alakulása), illetve az adott napon rögzített számlák lehívhatók a rendszerből és ezekből is készíthető statisztika;
• a különböző nézetek statisztikák adatai xls fájlba exportálhatók további felhasználás céljából.