Menü

Cégünk, több mint 10 éves szakmai tapasztalattal rendelkezik elektronikus dokumentumkezelő alkalmazások fejlesztése és bevezetése terén. A NetRegister rendszer első verziója 1997-ben jelent meg, azóta az alkalmazást – a partnerigények figyelembevételével - folyamatosan fejlesztette és frissítette a CNW Zrt. A rendszer felhasználóinak száma évről-évre növekszik, napjainkban már több tucat cég közel 6000 munkatársa használja az alkalmazást. Partnereink jelenleg éves szinten több, mint 10 millió iktatott dokumentumot tárolnak a NetRegisterben, hiszen az alkalmazás korlátlan számú dokumentum és hozzájuk kapcsolódó munkafolyamat nyilvántartását teszi lehetővé. A rendszer egyedülálló paraméterezhetőségének köszönhetően cégmérettől és –típustól függetlenül bevezethető: a nagy-, közép-, és kisvállalatok, valamint a közszféra intézményeinek dokumentumkezelésére és ügyintézésére egyaránt megfelelő megoldást nyújt.

A NetRegister 2007. december 12-én megszerezte a 24/2006. (IV.29.) BM-IHM-NKÖM rendelet követelményeinek kibővített teljesítéséről szóló, Certop Termék- és Rendszertanúsító Ház által kibocsátott tanúsítványt, kezeli a fokozott biztonságú és minősített elektronikus aláírást, valamint az elektronikus beadványokat.

Előnyök és megtérülés

A rendszer magában foglalja mindazon folyamatok megoldását, amelyek az iratkezeléshez kapcsolódnak, legyen szó akár iktatásról, postázásról, irattározásról, selejtezésről, archiválásról, vagy akár fax- és e-mail-kezelésről. Az iratkezelés teljeskörű támogatása mellett a NetRegister az ügyintézés, feladat- és munkafolyamatkezelés, illetve csoportmunka-feladatok terén is segítséget nyújt mind a közfeladatokat ellátó szervek, mind a gazdasági vállalatok számára.

Egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésénél a beruházás megtérülését nehéz számszerűsíteni, de nyilvánvaló, hogy az iratkezelés racionalizálásával jelentős munkaidő megtakarítás érhető el, elkerülhető a dokumentumok felesleges többszörözése, és jóval kisebb fizikai tárolóhelyet kell biztosítani. Csökkennek a dokumentumok tárolásához, eléréséhez kapcsolódó költségek, valamint az iratok sokszorozási és szétosztási költségei. A megtakarításokon túl a kényelmesebb, gyorsabb munkavégzés, a határidőcsúszások csökkenése és az ellenőrizhetőség javulása összességében a vállalat eredményének növekedését hozza magával. Számos bevezetés tapasztalata azt mutatja, hogy átlagosan 1-1,5 év alatt térül meg a beruházás.

Döntési folyamatok és a külső-belső kommunikáció felgyorsítása
Költségcsökkentés az információk létrehozásának, elérésének, sokszorozásának, szétosztásának tekintetében
Vezetők számára biztosított, hogy a munkatársak tevékenysége tervezhető, követhető, terhelésük ellenőrizhető legyen
Munkafolyamatok átláthatóvá válnak
Emberi erőforrások hatékonyabban kihasználhatók
Az információk gyorsan, pontosan, számos szempont szerint visszakereshetőek
Ügyintézők számára kényelmesebb munkavégzést, áttekinthető, felhasználóbarát munkafelületet biztosít
Nem vesznek el iratok
Az ügyintézés folyamata áttekinthetővé, követhetővé válik
A határidőcsúszások és hibalehetőségek minimalizálása, munkafolyamatok követhetősége magasabb ügyféllojalitást, illetve hatékonyabb ügyintézést eredményez

NetRegister a közszférában

Az alkalmazás közfeladatokat ellátó szerveknél történő bevezetése hatékonyan támogatja az iratkezelés és ügyintézés teljes folyamatát. Segítségével áttekinthetőbbé válnak az ügyek és az ügyintézők tevékenysége, csökkennek a határidőcsúszások, illetve az iratkezelésre fordítandó idő. Az auditált, kibővített tanúsítvánnyal rendelkező NetRegister alkalmazás így mindazon szervezeteknek ajánlható, akik a törvényi előírásoknak teljes mértékben megfelelő, problémamentesen bevezethető és használható iratkezelési alkalmazást kívánnak használni.

Az iratkezelés teljes körű támogatása
Az iratok teljes életciklusát végigkövethetjük az érkeztetés-iktatás, ügyintézés lépéseitől a kiadmányozáson át az irattározásig, selejtezésig. Nyomon követhetők az iratokkal végzett műveletek, egyszerűen visszakereshetők az irattal együtt rögzített és rá vonatkozó metaadatok, könnyedén megállapítható hol tart az ügyintézés folyamata. A NetRegister mindazon szervezetek részére hatékony segítség lehet, ahol a dokumentumok szabályozott kezelése, nyomon követése, nyilvántartása alapkövetelmény. Az alkalmazás legújabb verziója széleskörű funkcionalitásával folyamatosan megfelel mindazoknak az igényeknek, elvárásoknak, amelyeket a közigazgatási és a versenyszféra támaszt a korszerű dokumentummenedzsment rendszerekkel szemben.

Érkeztetés, iktatás
Az intézmény az érkeztetési, szignálási, iktatási folyamat kialakítása során - a rá vonatkozó jogszabályokkal összhangban - saját igényei szerint adhatja meg az érkeztetés/iktatás szabályait (pl.: kötelezően kitöltendő adatok, központi, osztott és vegyes iktatás, érkeztetés, több iktatókönyv használata, stb.), illetve az iktatószám formátumát. Az alkalmazás az elektronikus visszaigazolás folyamatát is támogatja, azaz már a dokumentum átvételének pillanatában – beállítás esetén – értesítő e-mailt küld a feladónak, melyben a dokumentum átvételének tényéről tájékoztatja.
Az érkeztetés, iktatás folyamata felgyorsítható, például a feladó, címzett adatainak rögzítése egyetlen gombnyomással megoldható, az iratok holléte könnyen nyomonkövethető, így természetesen a kereséssel töltött idő is csökkenthető.

Ügyintézés, postázás
A szoftverrel az elektronikus ügyintézés folyamata többféleképpen is megvalósítható. A rendszer beépített feladatkezelő funkciói kiválóan támogatják az ügyintézést abban az esetben, amikor nem előre meghatározott (azaz ad-hoc), vagy meghatározott, de csak egy-két lépcsős folyamatok kezeléséről beszélünk; a szervezet előre definiálható és viszonylag bonyolultabb ügyintézési folyamatait pedig a NetFlow munkafolyamatkezelő modul használatával követhetjük nyomon.
Ad-hoc folyamatkezelés esetén általában csak néhány aktuális teendőt kezelünk az iraton, és ezen feladatok befejezésekor adjuk ki a következő teendőket. Ebben a megoldásban igen fontos, hogy mindenki - a saját teendőin túl - ismerje az ügyintézés folyamatait, de legalább a saját feladata után következő szereplőt és annak feladatát. A megoldás előnye a maximális rugalmasság, hiszen az elvégzendő feladatok tetszőleges sorrendben, tetszőleges szöveggel, határidővel és ügyintézővel adhatók meg.
A NetFlow modulban az adott szervezethez előre beállított, rögzített, és viszonylag összetettebb munkafolyamatokat vezethetjük le. A NetFlow végigvezeti az ügyintézőket az adott ügyintézési folyamat lépésein, segítségével az ügyintézés teljes végrehajtásának adminisztrálása és az egyes jóváhagyási fázisok folyamatosan nyomon követhetők, lekérdezhetők. A folyamatok a rendszernapló és ügyintézői napló által részletesen dokumentáltak. Az elektronikus ügyintézés során a NetRegister a feladatokkal kapcsolatos mozzanatokról e-mailben értesítést, emlékeztetőt küld a megfelelő érintetteknek (ügyintéző, vezető, szignáló, stb.), figyeli a határidőket és az esetleges határidő-csúszásokat. Az egyes ügyintézők könnyen áttekinthetik a rájuk vonatkozó feladatokat, mivel a teendőt kapott munkatársak külön felületen tájékozódhatnak éppen aktuális, folyamatban lévő feladataikról. A vezető felelősökre, ügyintézőkre bontva látja, hogy egy adott feladat hol tart a folyamatban. Az ügyintézők munkáját pedig a rendszer olyan beépített lehetőségei könnyítik meg, mint például a körfaxok, kör-e-mailek küldése és dokumentumsablonok használata. A rendszer nemcsak az ügyintézés, hanem az esetleges véleményezések, illetve jóváhagyások, kiadmányozások lépéseit is támogatja és követhetővé teszi.

Irattározás, selejtezés, archiválás
Megoldásunk támogatja a teljes irattározási folyamatot is: nyilvántartja a selejtezési, őrzési időt és az iratok fizikai helyét, valamint segítséget nyújt a selejtezési listák, levéltári jegyzékek elkészítéséhez

Rugalmasan alakítható felület és funkcionalitás
Az alkalmazás egyik legnagyobb előnye a rugalmasság. Ügyfeleink igényei szerint cégre szabható a kezelői felület és a szoftver funkcionalitása, valamint a szervezet minden munkafolyamata (workflow) leképezhető. Mindezek eredményeképpen a megfelelő paraméterezés után az alkalmazást használó intézmény a saját szóhasználatának és működésének megfelelően kialakított dokumentummenedzsment rendszert tudhat magáénak. A NetRegister keresési rendszere rendkívül rugalmas, bármilyen benne rögzített adat pillanatok alatt kinyerhető, mégpedig a felhasználók igényei szerinti nézetben. Az információkhoz való hozzáférés jogosultsági rendszer alapján szabályzott, ami adható személyre, szervezeti egységre, munkakörre, adatbázis-, dokumentum-, vagy akár metaadatszintre. A rendszer természetesen tetszőleges szervezeti felépítésre és iratkezelési szabályzatra alkalmazható.

Dokumentumkezelés a versenyszféra igényei szerint

Az utóbbi években a dokumentummenedzsment a versenyszféra szervezetei számára is egyre nagyobb jelentőségűvé vált. A NetRegister mindazon vállalatok számára nyújt megoldást, ahol a dokumentumok, információk hatékony és rendszerezett tárolása és nyomon követése, valamint a kapcsolódó feladatok és munkafolyamatok szervezése és ellenőrzése alapkövetelmény.

Az alkalmazásban az érkeztetés, iktatás, szignálás/feladatkiadás, feladatkezelés, postázás, irattári adminisztráció és selejtezés folyamata egyetlen rendszerben elvégezhető.
Minden típusú bejövő, kimenő, vagy szervezeten belül mozgó dokumentum kezelése megoldott.
A papír alapú iratok szkennelés után - igény esetén vonalkódfelismerés és karakterfelismerés mellett – automatikusan feldolgozhatók a rendszerben.
Faxszerver illesztésével pedig a bejövő/kimenő faxok feldolgozása, továbbítása is elektronikus csatornába terelhető, azaz minden irat digitálisan nyilvántartható.
Az iktatáshoz szükséges idő a felére csökken, mert a legtöbb időrabló folyamat – pl.: előzménykeresés, feladó/címzett adatainak rögzítése, iktatókönyv és iktatószám megadása, stb. – automatikusan elvégezhető.
Tetszőleges számú dokumentumsablon alkalmazásával biztosítható a reakcióidő lerövidítése, a gyors, pontos válaszadás, valamint az egységes cégarculati megjelenés. A sablonok köre az igényeknek megfelelően alakítható és bővíthető.
A rendszerbe bekerülő dokumentumokról, a beérkezés/kiküldés tényéről, az iratokon végrehajtott tevékenységekről, eseményekről e-mailben tájékoztatást kapnak az érintettek.
A NetRegister segítségével a folyó ügyek életútja (előzmények és utóiratok) pontosan és gyorsan követhető.
Támogatja az elektronikus feladat- és határidőkezelést, ezért a munkafolyamatok kezelését, a teendők kiadását és monitorozását is lehetővé teszi.
Pontosan nyilvántartja, hogy egy adott feladat mikor és ki által került szignálásra, kiosztásra, ki, mikor, milyen határidővel kapta meg azt, majd követi, hogy a felelős mikorra végezte el. A feladatkiadásnál egy, vagy több felelős és határidő adható meg, valamint a prioritás, a feladatleírás, a feladat jóváhagyója, stb. Az egyes ügyintézők könnyen áttekinthetik a rájuk vonatkozó feladatokat, mivel mindenki külön felületen tájékozódhat éppen aktuális, saját feladatairól. A vezető felelősökre, ügyintézőkre bontva látja, hogy egy feladat elvégzése folyamatban van-e, már elvégezték, vagy késett.
Egyetlen szoftver számos feladatra: az alkalmazás nemcsak a hagyományos iratkezelési feladatok elvégzéséhez nyújt segítséget, hanem olyan eszközt ad a cégek kezébe, amellyel nem lesz szükségük tucatnyi speciális, egyedi fejlesztésű szoftverre. Az ügyfél igényeinek megfelelően használható például pénzügyi jóváhagyás támogatására, szerződéstárként, minőségirányítási dokumentációk nyilvántartására, értékesítési és marketing feladatok támogatására, rendelés-nyilvántartásra, stb.

A NetRegister további funkciói

Kezelői felület és funkcionalitás testreszabása
Az alkalmazás egységes, könnyen elsajátítható, szabványos (eszköztár, gyorsbillentyűk, stb.) kezelői felülettel rendelkezik, mindemellett a felület bármely vállalat, szervezet igényei szerint testreszabható. A menürendszer, feliratok, alapértelmezett értékek szintén a szervezetre igazíthatók. A kezelői felület mellett a szoftver funkcionalitása is paraméterezhető, az ügyfél igényei szerint bizonyos funkciók beállítástól függően aktiválhatók/deaktiválhatók.

Jogosultság- és adatkezelés
Egyedülállóan sokrétű, rugalmas és biztonságos jogosultságkiosztás és -kezelés jellemzi, ahol a jogosultság adatbázis-, dokumentum-, illetve mezőszinten is megadható, és számos szempont alapján beállítható, ezért megbízható módon szabályozható, ki jogosult a dokumentum létrehozására, megtekintésére, módosítására.

Keresés, lekérdezés
A NetRegister összetett keresési rendszere segítségével korlátlan dokumentummennyiségben is megbízhatóan és pillanatok alatt megtalálható a szükséges dokumentum, adat, információ. A rendszerben tárolt iratok tetszőleges – a felhasználó igénye szerinti – szempontok szerint kereshetők. Az iktatólapon levő valamennyi metaadat lekérdezhetősége, kereshetősége biztosított.

Statisztika
A dokumentummenedzsment rendszerben tárolt adatokat különböző kategóriák, listák szerinti nézetben lehet megtekinteni és lekérdezni. A NetRegister segítségével a felhasználó szervezet igénye szerint meghatározott és paraméterezett statisztikák, elemzések készíthetők. A közfeladatokat ellátó szervek pontos képet kaphatnak az iratforgalomról, a bejövő-, kimenő dokumentumok típusáról, az ügyintézők leterheltségéről, a folyamatban lévő ügyekről, stb. A vállalkozások számára például az ajánlatokhoz, megrendelésekhez kapcsolódó adatok vizsgálata, a munkavégzés hatékonyságának elemzése szolgálhat fontos információkkal.

Archiválás
Mindkét megoldás minden elterjedt mentési és archiválási rendszerhez illeszthető, így a szervezet összes elektronikus dokumentumának archiválása megvalósítható.

Külső hardvereszközök és szoftverek illeszthetősége
A papír alapon érkezett dokumentumok szkenneléssel - igény esetén vonalkódfelismerés és karakterfelismerés mellett - csatolhatók a rendszerbe. A kimenő/bejövő faxok kezelését a rendszerhez illesztett faxszerverrel automatizálhatjuk, így a faxok elektronikusan, papír felhasználás nélkül fogadhatók és küldhetők. A rendszerhez illesztett karakterfelismerő programmal szöveges, szerkeszthető formátumba alakítható a faxon érkezett vagy beszkennelt dokumentum. A szövegfelismerést akár automatikusan, akár manuálisan elvégezhetjük, majd a szöveget korrektúrázhatjuk és a korrektúrázás tényét rögzíthetjük. A vonalkód használata gyors és pontos adatrögzítést tesz lehetővé, csökkenti a gépelési hibák lehetőségét, felgyorsítja a visszakeresés folyamatát. Az alkalmazás támogatja a vonalkódolvasóval történő vonalkódbevitelt (pl.: ragszám esetén), valamint a szkennelt dokumentumokról történő automatikus vonalkód-beolvasást.

Körfax, kör-e-mail, közvetlen dokumentumküldés
Előre elkészített dokumentumsablonok használata esetén külső szövegszerkesztő igénybevétele nélkül létrehozhatók és a rendszerből indítva azonnal elküldhetők a kész dokumentumok akár e-mailen, akár faxon, rengeteg időt takarítva meg ezzel. A dokumentumok címzéséhez szükséges adatok (cégnév, cím, iktatószám, tárgy stb.) automatikusan kitöltésre kerülnek. A rendszerben megoldott a borítéknyomtatás és etikettkészítés is.

Postázás
A rendszer támogatja a postázással kapcsolatos adminisztrációt, nyilvántarthatók benne a levelek, nyomtatványok, egyéb küldemények kézbesítéséhez szükséges postázási paraméterek (típus, méret, súly, ajánlott, tértivevény, ragszám stb.). A postázás ténye, időpontja és a többi beállított paraméter az egyes iktatókönyvekbe automatikusan rögzítésre kerül. A postázásra kerülő dokumentumokról nyomtatott feladójegyzék készíthető, a postai díjszámítás automatikus. Használatával központi vagy elosztott postázás is megvalósítható tetszőleges postakönyvvel.

Előfeldolgozás
Az előfeldolgozás lehetővé teszi, hogy a szkenner, fax-, vagy levelező rendszer felől érkező dokumentumok a tartalmukon kívül más adatokat is átadhassanak a NetRegister számára. Pl.: beérkező e-mail esetén a levél tárgya automatikusan bekerül a dokumentumhoz tartózó iktatólap tárgy mezőjébe, faxok kezelésekor pedig a rendszer a beérkezett faxokat különböző e-mail címekre tudja küldeni attól függően, hogy melyik faxszámra érkezett. A küldő faxszáma alapján a NetRegister képes arra, hogy a partnernyilvántartásból azonosítsa a küldőt, és annak adatait automatikusan kitöltse érkeztetéskor, vagy akár rögtön beírja az iktatólapra.

Elő- és utóiratok
Ha egy témával kapcsolatban több irat is létrejön, akkor a nyomon követhetőség érdekében hasznos lehet, ha az irat előzményei, majd az ügykezelés folyamán utóirata is követhető, és kapcsolható az adott dokumentumhoz. Az éveken átívelő ügyek kezelése esetén sincs probléma, hiszen az előző évek esetleg már zárolt iktatása felé is lehet hivatkozni.

ERP ütköztetés
A megoldás alkalmas ERP rendszerekkel (pl.: SAP) adatszinkronizációra, amely során ütközteti a dokumentumkezelő rendszer adatait a vállalatirányítási rendszerben tárolt adatokkal. A funkció például kiválóan alkalmazható számlaadatok egyeztetésére. Az ütköztetés során a másik alkalmazásban tárolt adatokat összeveti a NetRegisterben tárolt adatokkal, majd az eltérésekről riportot készít.

Helyettesítés
Szabadságok, betegség alatt sem állhat meg az ügyek kezelése. Ilyen esetben helyettesre van szükség, méghozzá olyanra, aki pontosan tudja, melyik teendőnél felelős, és hol tart az adott ügy. A helyettesítés funkció használata nyújt megoldást a fenti feladatra. A felhasználó megadhatja, hogy folyamatban lévő ügyeiben mikortól, ki legyen a helyettese és ettől az időponttól kezdve, a helyettesítés visszavonásáig, a kiosztott teendők a helyettes által is kezelhetőek lesznek.

Naplózás
A naplózás során az irat változásával kapcsolatos összes esemény rögzítésre kerül. A rendszer a dokumentumot módosító személy adatait naplózza, a módosítás dátumát, a mezők tartalmának változását végigköveti, így a naplóbejegyzés segítségével nyilvántartható ki, mikor, mit módosított.

Nyomtatóbarát változat